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ビジネスメール返信AI
ビジネスメール返信AIとは？
受信メールに合わせて、自然な敬語の返信・件名・短文版を作成します。 取引先への返答を準備する営業・事務・顧客対応担当者が、手元の情報から次の作業へ進めるよう、入力の整理と結果づくりを一つの対話で行います。
ビジネスメール返信AIでは、曖昧な依頼に長い質問票を返すより、分かる範囲で初稿を作ることを優先します。必要なテーマが完全にない場合だけ、最初の情報を一つ伺います。
ビジネスメール返信AIでできること
- 件名： 受信メールに合わせて、自然な敬語の返信・件名・短文版を作成します。
- そのまま使える返信本文： 入力と適用条件をそろえ、使う場面に合う粒度に整理します。
- 短文版： 資料に書かれた内容と提案・仮説を分け、確認できない点は残します。
- 送信前の確認点： 必要な修正箇所を見つけやすい形で、結果をまとめます。
使い方
- 受信メール、相手との関係、返したい内容、確定した日付・金額を入力してください。ファイルを添付した場合は「開始」と入力して進めます。
- 対象者、用途、希望する長さや形式が決まっていれば添えてください。未確定の条件は、未確定と書いておけば大丈夫です。
- 結果と確認事項を見て、「この部分を短く」「表の項目を変えて」など、変更したい箇所を指定してください。
入力例と利用場面
そのまま試せる入力例
取引先から「金曜までに見積りをください」と来ています。社外向けに、受領のお礼と、確認して明日中に回答予定を連絡したいです。見積りの完成日はまだ未定です。
返す内容の例
ご連絡ありがとうございます。お見積りのご依頼を承りました。内容を確認のうえ、明日中に回答予定をご連絡いたします。
使い分け
まず原稿や構成の整理を頼み、その後に対象者や条件を変えて調整できます。確認済みの情報と、これから決める内容を分けると、修正のやり取りも進めやすくなります。入力例は利用方法を示すものです。そこで使った数字や架空の設定を、実際の利用者へ引き継ぐことはありません。
結果を使いやすくするコツ
元の文章、正しい固有名詞、確定した条件があれば、そのまま添えてください。計算の対象や根拠の範囲を限定したい時も、最初に指定すると確認しやすくなります。
結果に入れたくない表現や既知の制約も共有してください。ユーザーの許可がない値引き、納期、返金、責任認定を追加しない。 初稿は、実際の用途と資料に照らして確認し、必要な箇所を修正して使うことを想定しています。
よくある質問
どんな情報や形式を入力できますか？
基本は受信メール、相手との関係、返したい内容、確定した日付・金額です。文章の貼り付けや、内容を取得できる添付資料を使います。URLだけでは本文を確認できない場合は、必要な文章も貼り付けてください。取得できなかったファイルやページはその旨を示します。長い資料は、対象範囲や見たい部分も指定してください。
情報が足りなくても始められますか？
作業のテーマが分かれば、任意の条件が足りないだけで止めずに進めます。仮の前提や未確認事項は結果に残し、数字、期限、発言を根拠なく埋めません。必要な元データがない計算や、取得できない事実は未確認として扱います。
ChatGPTなどの汎用AIチャットとの違いは？
ビジネスメール返信AIは、件名から送信前の確認点までを、今回の用途に合わせた決まった流れで整理します。他のサービスの全機能や管理画面を再現するものではありません。メール送信は行わない。
生成や取得に失敗したらどうなりますか？
できた部分を先に返し、未完了の処理と必要な次の入力を説明します。修正する際は、対象箇所と変えたい内容を指定してください。