Tạo PowerPoint bằng AI: Cách dùng Felo AI Slides
Tìm hiểu cách Felo AI Slides biến chủ đề, tài liệu Word, PDF, URL và ghi chú thành bản nháp PPTX có thể chỉnh sửa.
Khi tạo tài liệu PowerPoint, thiết kế không phải là việc duy nhất tốn nhiều thời gian nhất. Phải mất rất nhiều thời gian để suy nghĩ về thứ tự trình bày, rút gọn những câu dài, sắp xếp các tiêu đề, sắp xếp lại thành một mạch mà người nghe có ý nghĩa.
Nhiều người tìm kiếm "tạo tài liệu AI PowerPoint" không chỉ muốn tạo các slide đẹp mà họ còn muốn tạo tài liệu nhanh hơn, dễ hiểu hơn và không mắc lỗi.
Sử dụng AI tạo nội dung, bạn có thể nhanh chóng tạo cơ sở cho tài liệu PowerPoint dựa trên chủ đề, bản ghi nhớ, tài liệu Word, PDF, URL, v.v. Thay vì tập hợp các trang chiếu từ đầu, bạn có thể kiểm tra cấu trúc và văn bản do AI tạo và thay đổi quy trình cho con người thực hiện các điều chỉnh cuối cùng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách tự động hóa quá trình tạo PowerPoint bằng AI tạo tài liệu, những việc bạn có thể làm với Felo AI Slides, cũng như các mẹo và biện pháp phòng ngừa khi sử dụng nó trong thực tế.
##Tạo tài liệu AI PowerPoint là gì?
Tạo tài liệu AI PowerPoint là phương pháp, công cụ tạo và sắp xếp tài liệu thuyết trình cho PowerPoint bằng AI.
Việc tạo PowerPoint truyền thống yêu cầu một người thực hiện các tác vụ sau theo thứ tự:
- Sắp xếp nội dung muốn truyền tải
- Hãy suy nghĩ về bố cục tổng thể của các slide
- Quyết định tiêu đề cho mỗi slide
- Tóm tắt câu dài thành câu ngắn
- Sắp xếp thành các gạch đầu dòng và văn bản giải thích
- Điều chỉnh thiết kế, lề và lượng thông tin
- Kết thúc ở định dạng PPTX
Sử dụng AI, bạn có thể hợp lý hóa việc tạo cấu trúc, tóm tắt, tiêu đề và tổ chức văn bản cho các slide. Đặc biệt, nếu bạn đã có sẵn các tài liệu như báo cáo, đề xuất, trang web, ghi chú cuộc họp, v.v., AI có thể đọc nội dung và sắp xếp lại theo thứ tự giúp bạn dễ dàng truyền tải hơn trong bài thuyết trình.
Nói cách khác, việc tạo tài liệu AI PowerPoint không phải là “thứ hoàn thiện một PowerPoint hoàn hảo thay cho con người”. Trong thực tế, sẽ dễ dàng hơn khi coi nó như một thứ cho phép mọi người nhanh chóng tạo điểm khởi đầu và cho mọi người nhiều thời gian hơn để tinh chỉnh nội dung của họ.
##Tại sao phải mất thời gian để tạo tài liệu PowerPoint?
Việc tạo tài liệu PowerPoint khó khăn vì không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp các slide. Trong thực tế, bạn sẽ cần phải đưa ra các quyết định sau:
- Thông tin nào cần được hiển thị đầu tiên?
- Nên đưa bao nhiêu thông tin vào một slide?
- Lời nói có dễ hiểu đối với người nghe không?
- Giải thích có dài quá không?
- Có sự cân bằng giữa văn bản và thiết kế không?
- Cuối cùng chúng ta nên khuyến khích hành động nào?
Nếu chúng tôi phải đưa ra quyết định này từ đầu mỗi lần, thì sẽ mất vài giờ để tạo ra vật liệu. Giá trị của việc sử dụng AI là nó có thể hỗ trợ những quyết định ban đầu này và nhanh chóng tạo ra bộ khung vật liệu.
Quy trình cơ bản tạo tài liệu PowerPoint bằng AI
Việc tạo tài liệu PowerPoint bằng AI thường tiến hành như sau.
1. Nhập chủ đề và mục đích
Đầu tiên, nhập chủ đề của tài liệu bạn muốn tạo. Ví dụ:
- Đề xuất bán hàng cho sản phẩm mới
- Tài liệu tuân thủ cho đào tạo nội bộ
- Báo cáo kết quả hoạt động hàng quý
- Tài liệu giảng dạy cho các lớp học và hội thảo
- Đề xuất kế hoạch tổ chức sự kiện
Nếu bạn chỉ định “Tài liệu dành cho ai”, “Bạn muốn truyền đạt điều gì” và “Bạn cần bao nhiêu trang?” thì tài liệu sẽ trở nên thiết thực hơn.
2. Thêm tài liệu như tài liệu Word và URL
Nếu bạn đã có sẵn tài liệu, hãy nhập chúng như tài liệu Word, PDF, URL, ghi chú, v.v. Việc sử dụng tài liệu giúp AI dễ dàng tạo các slide phản ánh nội dung thực tế hơn là giải thích chung chung.
Ví dụ: nếu bạn dán một bản báo cáo dài vào PowerPoint sẽ có quá nhiều thông tin và sẽ khó đọc. AI giúp việc trích xuất các điểm chính từ tài liệu trở nên dễ dàng hơn và sắp xếp chúng theo thứ tự phù hợp để trình bày.
3. AI tạo đường viền
Tiếp theo, AI xem xét luồng tổng thể của tài liệu. Sắp xếp cấu trúc cần thiết cho bài thuyết trình, chẳng hạn như trang bìa, bối cảnh, vấn đề, giải pháp, ví dụ cụ thể và tóm tắt, trên cơ sở từng slide.
Thứ tự của tài liệu và thứ tự trình bày không nhất thiết phải giống nhau. Một báo cáo có thể yêu cầu giải thích chi tiết, nhưng bài thuyết trình cần được sắp xếp lại thành một mạch để khán giả có thể hiểu được trong một khoảng thời gian ngắn.
4. Chuyển thành văn bản cho slide
AI sắp xếp các văn bản dài bằng cách chia chúng thành các tiêu đề, ý chính và phần giải thích bổ sung. Bạn cũng có thể giữ các câu ngắn gọn để tránh nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một slide.
Điều này làm giảm bớt công việc xóa câu và sửa lại thành dấu đầu dòng.
5. Xuất ra dưới dạng PPTX và hoàn thiện bởi con người
Các tài liệu được tạo có thể được sử dụng ở định dạng có thể chỉnh sửa được trong PowerPoint. Thay vì gửi các tài liệu do AI tạo ra, con người kiểm tra các mẫu nội bộ, con số, danh từ riêng và cách diễn đạt thương hiệu để tạo ra phiên bản cuối cùng.
Bạn có thể làm gì với Felo AI Slides
Felo AI Slides là công cụ sử dụng AI để hỗ trợ tạo tài liệu thuyết trình. Tính năng này là bạn không chỉ có thể nhập chủ đề và tạo trang trình bày mà còn có thể sử dụng các tài liệu như tài liệu và liên kết để tạo tài liệu.
Bạn có thể tạo slide từ các chủ đề
Khi bạn nhập chủ đề của tài liệu bạn muốn tạo, AI sẽ suy nghĩ về diễn biến của bài thuyết trình và tạo ra bản nháp của các slide. Nó rất hữu ích trong những tình huống mà bạn cần suy nghĩ về cấu trúc từ đầu, chẳng hạn như tài liệu bán hàng, tài liệu đào tạo, tài liệu lớp học và đề xuất dự án.
Ví dụ: bạn có thể bắt đầu với các hướng dẫn như:
Vui lòng tạo một tài liệu bán hàng dài 10 trang dành cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ giải thích lợi ích của việc giới thiệu công cụ tìm kiếm AI. Giữ thuật ngữ ở mức tối thiểu và bao gồm các vấn đề, lợi ích, ví dụ sử dụng và hành động tiếp theo.
Bằng cách này, bằng cách chỉ định đối tượng mục tiêu, mục đích, số lượng trang và giọng điệu, các tài liệu do AI tạo ra sẽ dễ sử dụng hơn.
Chuyển đổi tài liệu Word và PDF thành tài liệu thuyết trình
Nếu bạn đã có báo cáo hoặc đề xuất, bạn có thể tạo tài liệu thuyết trình dựa trên tài liệu đó. Word to PowerPoint AI của Felo giới thiệu rằng DOC, DOCX, văn bản, PDF, URL, v.v. có thể được sử dụng làm tài liệu.
Khi muốn sắp xếp lại một văn bản dài để trình bày, bạn có thể sử dụng AI để rút ngắn công việc trích rút ý chính và chuyển thành slide.
Bạn có thể tạo tài liệu từ URL và ghi chú
Khả năng tạo slide dựa trên trang web và ghi chú cũng là một lợi thế lớn của AI tạo nội dung. Biến các trang sản phẩm của bạn thành tài liệu bán hàng hoặc sắp xếp các ghi chú cuộc họp thành các trang trình bày để chia sẻ nội bộ.
Thông tin được tổ chức dưới dạng văn bản nhưng chưa sẵn sàng để làm tài liệu thuyết trình có thể được chuyển đổi thành định dạng dễ trình bày trong thời gian ngắn.
Có thể dùng làm định dạng có thể chỉnh sửa trong PowerPoint
Các tài liệu do AI tạo ra có thể được sử dụng ở định dạng có thể chỉnh sửa được trong PowerPoint. Mọi người có thể điều chỉnh phông chữ, màu sắc, văn bản, thứ tự slide, biểu thức bên trong, v.v.
Thay vì giao mọi việc cho AI, sẽ dễ dàng đạt được cả chất lượng và tốc độ hơn nếu bạn phân chia công việc để AI xử lý bản nháp đầu tiên và con người xử lý bản nháp cuối cùng.
Các tình huống tạo tài liệu AI PowerPoint hữu ích
Tài liệu bán hàng/đề xuất
Tài liệu đề xuất, tài liệu giới thiệu sản phẩm cho khách hàng cần được cấu trúc ngắn gọn, dễ hiểu. Sử dụng AI, bạn có thể nhanh chóng tạo ra một loạt vấn đề, giải pháp, lợi ích của phần giới thiệu, ví dụ và hành động tiếp theo.
Báo cáo nội bộ/tài liệu quản lý
Nó cũng phù hợp với các tài liệu được tạo thường xuyên, chẳng hạn như báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý và báo cáo tiến độ dự án. Đối với các tài liệu luôn sử dụng cấu trúc tương tự nhau, chỉ cần tạo bản nháp đầu tiên bằng AI có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Tài liệu Giáo dục/Đào tạo
Nó cũng có thể được sử dụng cho các slide trong lớp, đào tạo nội bộ và tài liệu học tập. Bạn có thể tạo các slide theo chương dựa trên ghi chú bài giảng và tài liệu giảng dạy.
Tài liệu Cá nhân/Tự do
Nó cũng có thể được sử dụng cho các tài liệu do cá nhân tạo ra, chẳng hạn như danh mục đầu tư, đề xuất sự kiện và tài liệu giới thiệu dịch vụ. Ngay cả khi bạn không quen với các thao tác thiết kế của PowerPoint, trước tiên bạn có thể tạo các tài liệu có thể hiển thị và sau đó điều chỉnh chúng cho phù hợp với mình.
Ví dụ nhắc nhở để tránh thất bại
Khi tạo tài liệu bằng AI, việc sử dụng tài liệu trong thực tế sẽ dễ dàng hơn nếu các điều kiện được viết bằng thuật ngữ cụ thể thay vì hướng dẫn quá ngắn gọn.
Ví dụ xấu:
Hãy tạo tài liệu về AI.
Ví dụ hay:
Vui lòng biên soạn 12 trang tài liệu hội thảo giới thiệu về nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng AI dành cho nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Nhật Bản. Giữ thuật ngữ nhẹ nhàng và bao gồm các lợi ích, mối quan tâm chung và các bước đầu tiên.
Các mục cần được chỉ định như sau.
- Đối tượng mục tiêu của tài liệu
- Mục đích của tài liệu
- Số slide mong muốn
- Nó dành cho kinh doanh hay giáo dục?
- Đó là lời giải thích đơn giản hay lời giải thích chuyên nghiệp?
- Tài liệu và URL bạn muốn sử dụng
- Hành vi cuối cùng bạn muốn khuyến khích
Những điểm cần lưu ý khi sử dụng tài liệu PowerPoint tạo bằng AI
Mặc dù AI có thể hợp lý hóa việc tạo tài liệu nhưng không nên xuất bản hoặc gửi nội dung đã tạo. Đặc biệt, những điểm sau đây cần được kiểm tra bởi một người.
- Những con số và thống kê có chính xác không?
- Có lỗi nào về danh từ riêng không?
- Nó có phù hợp với quy định của công ty và sự thể hiện thương hiệu không?
- Trình tự đó có dễ hiểu đối với người nghe không?
- Không phải có quá nhiều thông tin sao?
- Thông điệp cuối cùng có rõ ràng không?
AI là một công cụ mạnh mẽ để tạo điểm khởi đầu. Tính thuyết phục và chính xác cuối cùng phải được con người xác nhận.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể sử dụng AI PowerPoint tạo tài liệu miễn phí không?
Có rất nhiều công cụ tạo slide AI mà bạn có thể dùng thử miễn phí. Felo AI Slides cũng được giới thiệu là công cụ tạo slide AI miễn phí. Tuy nhiên, số lượng thế hệ, định dạng đầu ra và các tính năng nâng cao có thể khác nhau tùy theo gói. Vui lòng kiểm tra các khoản phí và hạn chế mới nhất trước khi sử dụng.
Tôi có thể chỉnh sửa PowerPoint được tạo bằng AI trong PowerPoint không?
Bất kỳ công cụ nào có thể xuất ra ở định dạng PPTX đều có thể được chỉnh sửa bằng Microsoft PowerPoint. Vì bạn có thể điều chỉnh văn bản, màu sắc, phông chữ và thứ tự trang trình bày sau mỗi thế hệ nên nó phù hợp với quá trình con người hoàn thành bản nháp đầu tiên do AI tạo ra.
Tôi có thể chuyển đổi tài liệu Word thành tài liệu PowerPoint không?
Đúng. Bạn có thể tạo tài liệu thuyết trình bằng cách sử dụng tài liệu Word làm tài liệu. Word to PowerPoint AI của Felo giải thích rằng không chỉ DOC và DOCX mà cả văn bản, PDF, URL, v.v. đều có thể được sử dụng làm tài liệu.
Bạn có thể tạo tài liệu thuyết trình bằng tiếng Nhật không?
Bạn có thể tạo tài liệu thuyết trình tiếng Nhật bằng cách sử dụng các công cụ hỗ trợ hướng dẫn tiếng Nhật và tài liệu tiếng Nhật. Felo AI Slides dự định sẽ được sử dụng bằng nhiều ngôn ngữ bao gồm cả tiếng Nhật.
Tôi có thể sử dụng nguyên vật liệu được tạo bằng AI không?
Nó ngay lập tức hữu ích cho việc chia sẻ nội bộ hoặc dưới dạng bản nháp. Tuy nhiên, trong những tình huống quan trọng như đàm phán kinh doanh, lớp học và báo cáo quản lý, điều quan trọng là phải kiểm tra sự thật, điều chỉnh cách diễn đạt và kiểm tra các quy tắc thương hiệu.
Tóm tắt: Giúp tạo PowerPoint nhanh hơn với AI tạo tài liệu
Tạo tài liệu AI PowerPoint là một phương pháp đơn giản hóa quá trình tạo cấu trúc, tóm tắt, tổ chức văn bản và xuất ra tài liệu PowerPoint. Chỉ cần nhập chủ đề và tài liệu, AI sẽ tạo cơ sở cho tài liệu thuyết trình của bạn, giúp bạn giảm đáng kể thời gian làm việc.
Felo AI Slides là công cụ tạo tài liệu thuyết trình AI cho phép bạn tạo slide dựa trên chủ đề, tài liệu, URL, ghi chú, v.v. Nó cũng có thể được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp tài liệu Word cho PowerPoint hoặc khi bạn muốn tạo tài liệu đề xuất một cách vội vàng.
Nếu bạn muốn bớt lo lắng về việc mở PowerPoint từ đầu và có nhiều thời gian hơn để tinh chỉnh nội dung, trước tiên hãy thử tạo tài liệu bằng AI với Felo AI Slides.